Bra att veta om säkerhet i Zoom

Security-knappen i ditt mötesrum har viktiga funktioner kring säkerhet som du bör känna till.
Waiting room lägger till en lobby, ett väntrum, till ditt mötesrum där du som värd måste släppa in deltagare i mötet.
Passcode tvingar deltagare att skriva in en lösenkod för att komma in i mötet. Se till så att du förmedlar lösenkoden till dina deltagare innan mötet startar.
Unik möteslänk. Du kan använda ditt personliga mötesrum, men dela inte länken där vem som helst kan se den. Skapa hellre en unik möteslänk (kryssa i Generate Automatically). Mötet får då en slumpad länk som enbart fungerar specifikt för just det mötet.
Vad gör jag om jag får oväntat besök? Du kan plocka bort en person med Remove och du kan spara chatten så länge mötet är öppet.

Håll gärna ditt Zoom-program i datorn uppdaterat genom att klicka på din lilla profilbild och sedan på Check for Updates.
Fler frågor om Zoom? Skicka till 3030@hkr.se (gäller enbart HKR).

Security-knappen

Security-knappen

Under Security-knappen i ett pågående möte finns flera viktiga säkerhetsfunktioner att känna till

Du kan stänga av/på funktionen Waiting Room: Klicka fram deltagarlistan med Manage Participants-knappen så att du ser vad som händer. Klicka på Security-knappen och Enable waiting room (A).
Du kan låsa mötet så att inga fler kan komma in. Klicka på Lock meeting (A).
Du kan stänga av/på följande funktioner för deltagare (enbart Participants): Rättigheten att dela sin skärm Share Screen (B), rättigheten att chatta Chat (B), rättigheten att byta sitt namn Rename Themselves (B) och rättigheten att själv sätta igång sitt ljud Unmute Themselves (B).

Waiting room

Så fungerar Waiting Room när du är värd

När funktionen Waiting room är påslagen för ett möte, får du i deltagarlistan en förteckning över personer som väntar på att få komma in i mötet. I exemplet ovan står det "3 people are waiting" och du kan antingen släppa in alla på en gång (om du vet vilka de är) genom att klicka på Admit All eller släppa in enskilda individer genom att klicka på Admit vid personens namn (...när du vilar muspekaren över namnet).

Om någon väntar på att få komma in, någon som du inte känner igen och inte vill ska komma in i mötet, klickar du på Remove vid den personens namn (...när du vilar muspekaren över namnet). Om du är osäker kan du låta personen vara kvar i mötesrummet. En person som blir utkastad med Remove kan inte ta sig in i samma möte igen.

Sätt Waiting Room som standard i ditt personliga mötesrum

Waiting Room

Logga in på https://hkr-se.zoom.us/, klicka på Meetings och sedan på fliken Personal Meeting Room. Klicka på knappen Edit och kryssa för Waiting Room och klicka på Save. Nu har du ändrat inställningen för ditt personliga möte att inkludera Waiting Room som standard varje gång du startar ditt personliga mötesrum.

Ändra utseende på ditt Waiting Room

Du kan ändra bild och den text som syns för dina besökare i väntrummet. Det gör du genom att logga in på hkr-se.zoom.us, klicka på Settings-knappen till vänster och sedan Customize Waiting Room Under Waiting Room Options.

Där kan du ladda upp en bild, sätta rubriken för väntrum och skriva en text som ksyns underst. Där det står [Your Meeting Topic] visas namnet på mötet. Observera att denna text och bildändring gäller Waiting Room för alla möten där du är värd.

Passcode

Sätt en lösenkod för att kunna komma in i ditt möte

Lösenkod - Passcode

När du initierar ett nytt Zoom-möte (Schedule a Meeting) kan du slå på funktionen Passcode och skriva in en valfri lösenkod till mötet som du måste förmedla till dina deltagare innan mötet startar. Utan rätt lösenkod går det inte att komma in i mötet. I bilden ovan ser du hur du väljer att använda- och skriva in valfri Passcode när du initierar ett nytt möte, antingen via programmet Zoom i datorn eller på webben via länken https://hkr-se.zoom.us/
Vi rekommenderar en sexsiffrig kod (inte 1234 !).
Observera att Passcode kan användas i kombination med Waiting Room men att Passcode-inställningen inte går att lägga till under ett pågående möte.

Unik Möteslänk

Om du loggar in på https://hkr-se.zoom.us/ kan du ändra länken till ditt personliga möte om du misstänker att den kommit i orätta händer. Ännu bättre är att initiera en ny unik möteslänk varje gång du ska hålla i ett möte. Så här gör du:

Schedule Schedule a Meeting

Leta efter knappen Schedule (likt den vänstra blå knappen som finns i programmet Zoom på din dator) eller knappen Schedule a new meeting (likt den högra knappen som finns på Zooms hemsida https://hkr-se.zoom.us/ ).

Generate meeting ID

Skriv in ett passande namn för mötet och sätt datum och tid. Se till så att Generate Automatically är valt under Meeting ID.

Meeting ID new meeting

När du klickar på Save-knappen på webben får du också reda på länken till ditt möte som du kan kopiera.
Om du använder programmet Zoom i datorn, får du upp följande fönster med länk inringad i grönt:

Vad gör jag om jag får oväntat besök?

Tysta alla och släng ut vederbörande

Om du får in någon i ditt möte som bara vill störa mötet (som personen ovan som använder sin mikrofon på ett sätt som inte alls passar sig) så gör du så här:

Klicka först på Mute All, identifiera sedan personen som förstör - antingen ser du att den personen sätter igång sin mikrofon igen och mikrofonikonen rör sig, eller om den personen delar sin skärm så kan du se vem det är där det står You Are Viewing *Allan Ballan's* Screen. Ta fram deltagarlistan med Participants list, sätt muspekaren över personens namn, klicka på More och sedan på Remove.

Personen du nyss portat kommer inte att kunna komma in igen såvida de inte har den kunskapen. Klicka gärna på Security-knappen och Lock Meeting för att försäkra dig om att ingen kan komma in under pågående möte.

Spara chatten

Så länge mötet är öppet kan du spara eventuell chat. Gör så här:

Klicka på de tre prickarna i chatt-fönstret (1), klicka på Save Chat (2). Efter att chatten är sparad visas länken Show in Folder - där finns mötets hela chatkonversation som en textfil.
Om mötet spelats in, se till så att du sparar mötesfilmen.